Planowanie planowaniem, ale cała wyprawa motocyklowa musi być jakoś zorganizowana. Zwykle organizacja kojarzy się z jakąś formą dowodzenia i podległości. Nie inaczej jest tutaj. Oczywiście, że wszyscy jadą jako grupa, ale demokracja w pewnych warunkach się nie sprawdza.
O ile więc na etapie planowania wszystko załatwia się razem, każdy zgłasza swoje uwagi i potrzeby, wszyscy wspólnie je realizują, razem załatwiają formalności i razem borykają się z biurokratycznymi problemami, o tyle na wyprawie nie zawsze jest taka możliwość.
Dobrym zwyczajem jest stworzenie wspólnej listy rzeczy do zrobienia. Jako że nie spotykacie się codziennie, można do tego zaprzęgnąć internet i tam gdzieś powiesić jakiś współdzielony plik, na którym wszyscy będą pracować, a jak wszystko będzie wykonane, wyprawa będzie przygotowana.
Rzeczą wreszcie niezbędną jest wyznaczenie kapitana. Niezależnie od tego, ile osób jedzie razem, ktoś musi rządzić, tym bardziej ,jeżeli jedziecie razem pierwszy raz w takim składzie. Zawsze po dwóch albo trzech dniach zaczynają się kłótnie. W małej grupie animozje przybierają karykaturalne rozmiary i wtedy niektórym przeszkadza wszystko- jazda w deszczu, jazda po zmroku, pobudka o szóstej, a nie kwadrans później i za mało słodka kawa. W takiej grupie demokracja nie rozwiąże żadnego problemu i potrzebna jest osoba, która patrząc na wszystkich podejmie jakąkolwiek decyzję, której reszta będzie zobowiązana się podporządkować.
Na początku może się to wydawać dziwne, że choć znacie się od lat, musicie kogoś takiego wybierać, ale naprawdę jest to niezbędne. Wyprawa motocyklowa to specyficzna forma turystyki, b w sumie bardzo męcząca. Cały dzień w mniej lub bardziej niewygodnej pozycji, z nieba leje się jak nie woda to skwar, wokół jest głośno, czasem niewygodnie, trzeba się trzymać terminarza, jaki sobie ustaliliście- jest tyle rzeczy, które mogą pójść nie tak, i to mimo najlepszego planowania, że ktoś musi w sytuacji kryzysowej tym wszystkim zarządzić.
Warto też wyznaczyć jakąś osobę, która będzie koordynowała konkretne aspekty przygotowań, na przykład jedna osoba zajmie się papierologią druga zapasami, trzecia zaklepie noclegi i ewentualnie transport motorów, ktoś inny jeszcze poszuka sponsorów, albo zainteresuje wyprawą media. Każdy będzie miał swoje zadania i wszyscy będą mieli wkład we wspólną wyprawę.